Возможности текстового процессора MS Word
Поиск и замена текста
Поиск и замена текста используется для ускорения процесса правки, для поиска и замены определенных параметров форматирования, специальных символов и т.п.
Поиск
Для выполнения поиска на вкладке Главная в группе Редактирование нужно выбрать пункт Найти или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+F.
Рисунок 1. Группа Редактирование
В диалоговом окне Найти и заменить в поле Найти вводят образец для поиска. Для запуска процесса поиска служит кнопка Найти далее. Программа выполняет поиск по документу с того места, где стоял курсор, до конца документа. При нахождении нужного фрагмента текст поиск приостанавливается, а найденный фрагмент выделяется. Для продолжения поиска также используют кнопку Найти далее. При достижении конца документа Word сообщает об этом и предлагает продолжить поиск с начала документа.
Рисунок 2. Вкладка Найти окна Найти и заменить
Также быстрый поиск можно произвести с помощью панели Навигация, которая вызывается теми же способами, что и окно Найти и заменить. В окно поиска вводится текст для поиска, ниже можно просмотреть результаты текущего поиска и быстро перейти к нужному фрагменту текста.
Рисунок 3. Панель Навигация
Замена
Для выполнения одновременного поиска и замены фрагментов текста выбирают пункт Заменить (или комбинацию клавиш Ctrl+H).
Рисунок 4. Вкладка Заменить окна Найти и заменить
В поле Найти вводят фрагмент текста, который нужно заменить, а в поле Заменить на – текст, на который нужно заменить. Дальнейшие действия похожи на действия при поиске текста. Также можно нажать кнопку Заменить все, после чего будут заменены все найденные фрагменты текста и по окончании выполнения замен Word выведет отчет о количестве произведенных замен.
Необходимо обратить внимание, что при поиске фрагментов текста будут найдены и заменены не только отдельные слова, но и слова, содержащие указанные фрагменты текста. Поэтому необходимо внимательно использовать функцию замены.
Попробуй обратиться за помощью к преподавателям
Рецензирование документов
Нередко над одним документом выполняются операции несколькими пользователями (например, редактирование и указание на ошибки в работе студента и последующие исправления студента). В таком случае удобно использовать вкладку Рецензирование и инструменты, которые на ней находятся.
Рисунок 5. Вкладка Рецензирование
В группе Запись исправлений расположены инструменты, которые позволяют отслеживать изменения в документе, для чего нужно нажать кнопку Исправления.
Область проверки открывает дополнительную панель, где будут отображены в хронологическом порядке исправления и добавление примечаний.
Рисунок 6. Панель Область исправлений
Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!
Для того, чтобы скрыть исправления, внесенные в документ, нужно снять соответствующие флажки в списке Показать исправления. В группе Изменения собраны кнопки, которые позволяют перемещаться между правками, внесенными в документ, и принимать/отклонять внесенные изменения.
Рисунок 7. Группа Изменения
Добавление примечаний
Рисунок 8. Группа Примечания
Примечания нужны для пояснения исправлений или внесенных изменений. Добавляется примечание с помощью команды Создать примечание.
Рисунок 9. Пример примечания
Защита документа
Для обеспечения защиты документа от несанкционированного доступа, внесения изменений или удаления выполняют защиту документа с помощью группы Защита. После выбора команды Ограничить редактирование открывается дополнительная вертикальная панель.
Установив флажок Ограничить набор разрешенных стилей в опциях Настройки. , указывают элементы оформления, которые можно будет изменять при дальнейшей работе с документом.
Для ограничения редактирования необходимо установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и из выпадающего списка выбрать пункт Запись исправлений. Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт Примечания.
Для включения защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.
Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку Защитить документ и в появившемся списке снять флажок Ограничить форматирование и редактирование.
Этим возможности текстового процессора не ограничиваются. В программе Word имеется широкий набор оформления официальных документов (сноски, оглавления и т.д.), создание макросов, работа с таблицами и т.д.
Так и не нашли ответ
на свой вопрос?
Просто напиши с чем тебе
нужна помощь
Текстовый процессор MS Word: основные возможности
Текстовый формат и формат документа.
Каждый файл обладает своим форматом. Формат — способ организации информации в файле того или иного типа. Наиболее простой и наглядной формой представления алфавитно-цифровой информации является текстовый формат. Вся информация в таком файле представлена символами кодовой таблицы, которые просто, без всяких преобразований, можно вводить с клавиатуры, выводить на экран или принтер. Имя текстового файла «канонического» формата рекомендуется снабжать традиционным расширением .txt.
Объектом обработки текстового редактора является простой текст. А объектом обработки текстового процессора является текстовый документ. Текстовый документ — это файл, содержащий помимо алфавитно-цифровой информации двоичную информацию о форматировании текста и наличии графических объектов. Текстовые документы могут иметь такие расширения как .doc, .rtf.
MS Word — одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение разнообразных операций над текстовой и графической информацией. MS Word является одним из основных элементов офисной технологии Microsoft. С его помощью можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ от служебной записки до оригинал-макета книги.
MS Word представляет собой уникальную коллекцию оригинальных технологических решений.
Он имеет следующие возможности:
1. Расширенные возможности по созданию документов:
— на основе шаблона;
— с помощью Мастера.
Шаблон — служебный файл с расширением .dot, который содержит информацию о структуре и оформлении документа конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, состав панелей инструментов и т. д. Шаблон — это предварительно разработанная заготовка, в которую удобно вводить недостающие данные, после чего она сразу превращается в полноценный документ. Основная цель создания и использования шаблонов заключается в том, чтобы пользователь не тратил время на ввод типовой информации и форматирование документа. Кроме этого, использование шаблонов позволяет поддерживать единообразный стиль документов.
Мастер — служебный файл с расширением .wiz, содержащий перечень вопросов, отвечая на которые, пользователь создает документ. Как правило, документ, созданный с помощью Мастера, требует внесения в него дополнительных сведений. Формат и основные элементы текста задаются на этапе работы с Мастером.
2. Расширенные возможности по форматированию текста: пользовательское форматирование; стилевое форматирование.
Стиль — это именованный и сохраненный как единое целое набор форматов, таких, как шрифт, размер, отступ, интервал и т. д. Существуют стили символов, абзацев, заголовков, указателей.
Стилевое форматирование наиболее часто применяется при создании больших по объему и сложных по структуре документов.
3. Разнообразный набор возможностей по работе с графическими объектами:
— включение в документ иллюстраций, созданных в графических редакторах (поддержка технологии OLE);
— наличие простого встроенного графического редактора (панель инструментов Рисование);
— вставка рисунков из коллекции ClipArt;
— создание текстовых эффектов с помощью приложения WordArt.
4. Поддержка новых технологий OLE, DDE, TrueType.
5. Возможность выполнения операций по верстке текста, создание оригинал-макетов.
6. Создание таблиц, проведение вычислений над данными таблицы, построение диаграмм.
7. Наличие фоновой печати документа. Фоновая печать позволяет продолжать работу в процессоре во время вывода документа на печать.
8. Возможность работы в различных режимах. В зависимости от задачи, которую пользователь решает в данный момент времени, можно выбрать один из трех вариантов представления документа в окне MS Word: обычный режим; режим разметки страницы; режим структуры документа; режим Web-документа.
При черновом наборе текста наиболее удобным является обычный режим. Скорость процессора заметно повышается в данном режиме, однако проводить форматирование, верстку текста необходимо в режиме разметки страницы. При форматировании заголовков структурных частей документа следует устанавливать режим структуры документа.
9. Работа с несколькими документами одновременно (многооконный режим).
10. Наличие режима Предварительного просмотра, который позволяет увидеть документ таким, каким он будет выведен на печать.
11. Возможность набора математических, химических и других формул (редактор формул MS Equation).
12. Поддержка технологии IntelliSense — функций искусственного интеллекта. Этим термином обозначается способность программы анализировать действия пользователя и при необходимости корректировать их или даже брать на себя выполнение некоторых рутинных операций. Наиболее важные инструменты технологии: автоматическое корректирование текста в процессе ввода — исправление типовых опечаток, замена введенных символов на специальные и т. п. (Автозамена); автоматическая проверка орфографии; автоматическое форматирование документа (Автоформат); автоматизация набора текста (АвтоТекст).
11. Создание гипертекстовых документов, разработка Web-страниц.
12. Наличие справочной системы.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 10618 — 
| 7809 — 
или читать все.
Возможности текстового процессора word
Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.
Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат «Документ Word», в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.
Режимы отображения документов
Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .
Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка — основной режим форматирования текста.
В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.
Получение помощи (справки)
Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word — умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:
- нажать клавишу F1;
- обратиться к меню «?».
При этом открывается окно «Справочная система Microsoft Word». В этом окне имеются три вкладки: «Содержание», «Предметный указатель» и «Поиск».
На вкладке «Содержание» справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок «раскрывает» книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись «Вывести»; если выделить раздел — то надпись «Открыть».
На вкладке «Предметный указатель» можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.
Вкладка «Поиск» интересна тем, что в ней можно вводить слова — образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.
Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:
- «Разделы» — для возврата в главное окно справочной системы;
- «Назад» — для возврата в предыдущее окно;
- «Параметры» — для изменения вида окна справки, копирования, печати содержимого и других операций.
Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на «родственные» статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.
Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.
Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.
Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.
Основные понятия и правила создания документов Word
Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка «Непечатаемые символы». Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка «Непечатаемые символы» будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.
Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.
Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.
Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.
Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:
- документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
- электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
- Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.
Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.
При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.
Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.
Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.
Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.
Работа с несколькими документами
Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 — 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.
Форматы сохранения документа
Кроме основного формата «Документ Word» часто используются другие форматы сохранения:
- «Только текст» — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
- «Текст DOS» — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
- Документ Word 6.0/95″ — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
- «Текст в формате RTF» — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
- «Документ HTML» — для сохранения в виде Web-страницы.
Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов «Только текст» и «Текст DOS».
Возможности текстового процессора Microsoft Word
Наверняка, Вы уже не один раз слышали о компании Microsoft, а также о том, какое она предоставляет программное обеспечение. Наиболее популярным из них считается Office, а большое количество людей использует текстовый процессор под названием Microsoft Office Word: студенты, бизнесмены, домохозяйки, офисные работники и т.д. Почему именно он, а не какой-либо другой текстовый процессор? Ведь на самом деле, его аналогов на сегодняшний день довольно много, но большинство людей предпочитают именно его. Все очень просто. Ведь именно Microsoft Word предоставляет множество возможностей своим пользователям. Вообще, текстовые процессоры, в отличие от тестовых редакторов, предоставляют больше возможностей для того, чтобы форматировать текст, внедрять в него таблицы, формулы, графики и другие объекты. Именно поэтому они довольно часто используются не только для набора текста, но и для того, чтобы создавать различные документы, а в том числе и официальные.
Итак, какие же возможности предоставляет программа Microsoft Word 2013?
- Возможность создавать новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда входят такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных писем, поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.
- Возможность одновременно открывать и работать не с одним числом документов.
- Автоматически проверять орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.
- Возможность автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в написанном.
- Включает в себя расширенные возможности по форматированию документа.
- MS Word, в отличие от WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а также предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.
- Возможность применять стили для быстрого форматирования документа.
- Предоставляет возможность по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов текста.
- Включает в себя удобные механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.
- Позволяет включать в текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в Microsoft Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии, графику, видеоизображения, звуки и многое другое.
- Возможность подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.
- Возможность автоматические создавать указатели и оглавление документа.
- Возможность для отправки готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому человеку или предприятию на факс.
- Содержит встроенную объемную систему помощи и мастер подсказок.
Стоит отметить, что методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он и будет распечатан на бумаге.
Именно благодаря своим возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание большого количества пользователей.