Запуск Access и открытие баз данных
После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных действий по запуску Access и открытию файлов баз данных.
Мы не описываем здесь процесс установки Microsoft Access 2002, т. к. подробную информацию об установке можно найти в документации, которая входит в комплект поставки.
Для того чтобы запустить Microsoft Access 2002, необходимо:
- Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.
- Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).
- Выбрать программу Microsoft Access.
Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
В дальнейшем вы узнаете, что это не всегда бывает так. Иногда приложение состоит из нескольких файлов, но пока мы рассматриваем простейший вариант.
При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.
Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.
- Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Открытие базы данных из меню Файл
Если такой список в меню Файл (File) отсутствует, нужно с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list).
- Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения (см. рис. 1.4).
- Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open) (рис. 1.5).
В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рис. 1.6).
Рис. 1.5. Диалоговое окно Открытие файла базы данных
Рис. 1.6. Пример базы данных
Вы можете спокойно в новой версии Access открывать файлы баз данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как делали это раньше. Однако, если вы хотите работать с файлами, созданными в более ранних версиях Access, рекомендуем вам ознакомиться предварительно с материалом гл. 19.
Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) (см. рис. 1.5) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку «Избранное» (Add to Favorites).
Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).
Если вы не можете найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка команду Найти (Search).
В новой версии Access средства поиска файлов еще более усовершенствованы. Появилась специальная область — область задач Поиск (Search), которая может быть использована для обычного и расширенного поиска нужного файла. (Подробнее об этой панели см. гл. 7.)
Открыть файл можно в одном из четырех режимов:
- Открыть (Open) — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.
- Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
- Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
- Открыть монопольно только для чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.
Выбрать нужный режим вы можете из списка, который раскрывается при нажатии стрелки справа от кнопки Открыть (Open). По умолчанию (при двойном щелчке мышью по имени файла или нажатии кнопки Открыть (Open)) файл базы данных открывается в режиме коллективного доступа.
- Нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов (рис. 1.7), что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).
Рис. 1.7. Открытие базы данных с помощью кнопки Открыть на панели инструментов
- Наконец, можно воспользоваться областью задач Создание файла (New file) справа (рис. 1.8), где в разделе Открытие файла (Open a file) помещен список ранее открывавшихся файлов, [ Если вы впервые работаете с Access, это будет список примеров баз данных из поставки Microsoft Office 2002.] а также кнопка Другие файлы (More files). Щелчок мышью по последней приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).
Рис. 1.8. Область задач Создание файла
Запуск ACCESS и создание (открытие) базы данных
Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 4672 ; Нарушение авторских прав
Диалоговые средства Access
Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют пользователю решать свои задачи, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию на языке Visual Basic. Пользователь осуществляет работу с объектами Access, используя команды меню и кнопки управления панелей инструментов.
Для автоматизации работы пользователя при создании объектов Access используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать или модифицировать любой объект Access.
Другим средством автоматизации работы пользователя являются, так называемые, Мастера. Практически для любых работ имеется свой мастер (Wizard), который помогает их выполнить. Как правило, Мастер предусматривает выполнение требуемой работы (создание объекта, разделение базы данных и т.п.) за несколько этапов (шагов). На каждом шаге выводится диалоговое окно, в котором пользователь должен задать те или иные характеристики требуемой работы, причем число этих характеристик минимально. Все остальное Мастер реализует по умолчанию в соответствии с заложенным в него алгоритмом.
Таким образом, система Access предоставляет значительное количество разнообразных средств для автоматизации работы пользователя при создании собственных приложений.
Все современные СУБД поддерживают ссылочную целостность. В Access она поддерживается на нескольких уровнях
· запрет на ввод значения, нарушающего ссылочную целостность
· запрет на удаление из таблицы строки, если этим будет нарушена ссылочная целостность
· возможность автоматического каскадного удаления или обновления связанных данных
Для того чтобы запустить ACCESS необходимо:
· нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола
· открыть в главном меню пункт Программы
· выбрать программу ACCESS
При запуске системы появляется окно «Microsoft Access», а справа — панель Приступая к работе, состоящая из двух частей: Office в Интернете и Открыть . Выберите раздел Открыть Если эта панель задач не открыта, то выполните команду меню Файл-Создать. Появится справа панель Создание файла
Из списка выберите необходимую команду:
1. новая база данных
2. пустая страница доступа к данным
3. проект с имеющимися данными
4. проект с новыми данными
5. из имеющегося файла
Выберем режим Новая база данных. Появится окно Файл новой базы данных, в котором надо указать имя БД и выбрать папку для ее хранения. В результате система сохранит ваш файл с расширением .mdb и откроет окно для работы с новой БД.
В результате появится новое диалоговое окно «База данных». Это особое окно ACCESS, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать необходимый режим работы. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого объекта: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, а также раздел Группы.
Щелкнув по ярлыку мышкой, в правой части окна отображается список соответствующих объектов.
С каждым объектом БД можно работать в двух режимах.
Первый режим условно назовем режимом выполнения, так как он несколько отличается для разных типов объектов.
Второй режим – режим Конструктора. Он применим ко всем объектам и предназначен для создания и корректировки объектов.
Раздел Группы содержит одну предопределенную группу Избранное, но можно с помощью правой кнопки вызвать контекстное меню и создать новую группу. Группы предназначены для более быстрого доступа к наиболее часто используемым объектам.
Чтобы создать ярлык объекта в группе, нужно выделить этот объект, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить в группу. В группу добавляются не сами объекты, а только ссылки на них.
В верхней части окна расположена панель инструментов, содержащая восемь кнопок: Открыть, Конструктор, Создать, Удалить (эти команды относятся к активному объекту) и 4 последние кнопки позволяют переключать режим просмотра списка объектов (крупные значки, мелкие, список, таблица).
Можно установить параметры и свойства системы, которые будут срабатывать при запуске. Для этого надо выполнить, находясь в окне База данных, команду меню Сервис-Параметры. Появится окно с восемью вкладками. Можно установить: границы печатного поля, режим сжатия БД при закрытии, длину текстового поля по умолчанию, шрифт, цвет и т.п.
Сохранение и закрытие БД.
1. При создании новой БД, перед тем как дать возможность ее заполнить, программа сохраняет пустой файл на диске.
2. При изменении данных, представленных в виде таблице или в виде формы программа автоматически сохраняет сделанные изменения. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, откройте вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение.. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов.
3. При изменении шаблона, лежащего в основе БД, сохранять данные надо вручную командой Файл-Сохранить.
4. Создание новой БД или открытие уже существующей приводит к тому, что существующая открытая база закроется. Открыть несколько баз данных одновременно можно следующим образом: запустить программу Access еще раз и открыть в ней обычным образом базу данных или открыть БД с помощью команды Windows Пуск-Документ – имя БД.
5. При создании новой базы система ее сохраняет в формате Access 2000, который хорошо подходит для небольших баз. Для преобразования больших баз в формат Access 2002-2003 выберите команду Сервис-Служебные программы – Преобразовать базу данных-Формат 2002-2003
Как открыть ACCDB
Файлы с расширением ACCDB чаще всего можно встретить в учреждениях или фирмах, активно использующих системы управления базами данных. Документы в таком формате – ни что иное, как база данных, созданная в программе Microsoft Access версий 2007 года и выше. Если у вас нет возможности использовать эту программу, мы подскажем вам альтернативы.
Открываем базы данных в ACCDB
Открывать документы с таким расширением умеют как некоторые сторонние просмотрщики, так и альтернативные офисные пакеты. Начнем со специализированных программ для просмотра баз данных.
Способ 1: MDB Viewer Plus
Простое приложение, которое даже не понадобится устанавливать на компьютер, созданное энтузиастом Алексом Ноланом. К сожалению, русского языка нет.
- Откройте программу. В главном окне воспользуйтесь меню «File», в котором выберите пункт «Open».
- В окне «Проводника» перейдите к папке с документом, который хотите открыть, выберите его, щелкнув один раз мышью и нажмите кнопку «Открыть».
Появится вот такое окно.
В большинстве случаев ничего в нем трогать не надо, достаточно просто нажать кнопку «ОК». - Файл будет открыт в рабочей области программы.
Еще один недостаток, кроме отсутствия русской локализации – программа требует наличия в системе движка баз данных Microsoft Access Database Engine. К счастью, этот инструмент бесплатно распространяется, и его можно просмотреть на официальном сайте Microsoft.
Способ 2: Database.NET
Еще одна простая программа, не требующая установки на ПК. В отличии от предыдущей – русский язык здесь есть, однако работает с файлами баз данных достаточно специфично.
Внимание: для корректной работы приложения необходимо установить последние версии .NET.Framework!
- Откройте программу. Появится окно предварительной настройки. В нем в меню «User interface language» установите «Russian», затем нажмите «ОК».
- Получив доступ к главному окну, выполните последовательно следующие действия: меню «Файл»—«Подключиться»—«Access»—«Открыть».
- Дальнейший алгоритм действий прост – воспользоваться окном «Проводника» для перехода в директорию с вашей базой данных, выбрать её и открыть, нажав на соответствующую кнопку.
- Файл будет открыт в виде дерева категорий в левой части рабочего окна.
Чтобы просмотреть содержимое той или иной категории, необходимо ее выделить, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбрать пункт «Открыть».
В правой части рабочего окна будет открыто содержимое категории.
У приложения есть один серьезный недостаток – оно рассчитано в первую очередь на специалистов, а не на рядовых пользователей. Интерфейс из-за этого достаточно громоздкий, а управление выглядит не очевидно. Впрочем, после небольшой практики вполне можно привыкнуть.
Способ 3: LibreOffice
Свободный аналог офисного пакета от Microsoft включает в себя программу для работы с базами данных – LibreOffice Base, которая поможет нам открыть файл с расширением ACCDB.
- Запустите программу. Появится окно Мастера баз данных LibreOffice. Выберите чекбокс «Соединиться с существующей базой данных», и в выпадающем меню выберите «Microsoft Access 2007», затем нажмите «Далее».
- В следующем окне кликните по кнопке «Обзор».
Откроется «Проводник», дальнейшие действия – пройти к каталогу, где хранится база данных в формате ACCDB, выбрать её и добавить в приложение путем нажатия на кнопку «Открыть».
Вернувшись к окну Мастера баз данных, нажмите «Далее».
- В последнем окне, как правило, ничего менять не надо, так что просто нажмите «Готово».
- Теперь интересный момент – программа, из-за своей свободной лицензии, не открывает файлы с расширением ACCDB напрямую, а предварительно конвертирует их в свой формат ODB. Поэтому после выполнения предыдущего пункта перед вами откроется окно сохранения файла в новом формате. Выберите любые подходящие папку и имя, затем нажмите «Сохранить».
- Файл будет открыт для просмотра. Из-за особенностей алгоритма работы доступно отображение исключительно в табличном формате.
Недостатки такого решения очевидны – отсутствие возможности просмотреть файл как есть и только табличный вариант отображения данных оттолкнут многих пользователей. Кстати, ситуация с OpenOffice не лучше – он базируется на той же платформе, что и ЛибреОфис, так что алгоритм действий идентичен для обоих пакетов.
Способ 4: Microsoft Access
Если же вы обладаете лицензионным офисным пакетом от Microsoft версий 2007 года и новее, то задача открытия файла ACCDB для вас будет проще всего — используйте оригинальное приложение, которое и создает документы с таким расширением.
- Откройте Майкрософт Аксесс. В главном окне выберите пункт «Открыть другие файлы».
- В следующем окне выберите пункт «Компьютер», затем нажмите «Обзор».
- Откроется «Проводник». В нем пройдите к месту хранения целевого файла, выделите его и откройте, нажав на соответствующую кнопку.
- База данных загрузится в программу.
Содержимое можно просмотреть, дважды щелкнув левой кнопкой мыши на нужном вам объекте.
Недостаток у этого способа всего один – пакет офисных приложений от Microsoft является платным.
Как видим, способов открыть базы данных в формате ACCDB не так уж много. Каждый из них обладает своими достоинствами и недостатками, но каждый сможет найти для себя подходящий. Если вы знаете еще варианты программ, которыми можно открыть файлы с расширением ACCDB – напишите о них в комментариях.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Запуск Access и открытие баз данных
Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
Имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Таблицы»,
для студентов всех специальностей
Кривой Рог — 2006
Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
Имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Таблицы»,
для студентов всех специальностей
на заседании кафедры
Протокол №
Кривой Рог — 2006
Методические указания по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы: «Microsoft Access. Таблицы», для студентов всех специальностей. Часть 1.
Составители Ж.В. Цымбал, Чурин Н.А., Хоцкина В.Б. – Кривой Рог. Криворожский экономический институт КНЕУ, 2006, — с. 56.
Составители: Цымбал Ж.В., ст. преп.
Чурин Н.А., ст. преп.
Хоцкина В.Б., ст. преп.
Рецензент: Баран С.В., к.э.н., ст. преп.
Содержание
1. Microsoft Access — основные понятия, запуск. 5
2. Создание таблиц. 9
Создание таблицы путем ввода данных. 10
Создание таблиц с помощью Мастера таблиц. 11
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. 14
Определение имен полей. 15
Определение типа данных. 16
Свойства полей таблицы.. 17
Использование Мастера подстановок. 23
Импорт и присоединение внешних таблиц. 27
Определение ключевых полей. 28
Создание и использование индексов. 29
Создание связей между таблицами. 32
Связывание таблиц на схеме данных. 33
Обеспечение целостности данных. 35
Ввод и проверка данных. 36
Навигация по таблице. 36
Работа с записями. 38
Контроль и проверка введенных данных. 39
Ввод данных с помощью копирования и перемещения. 42
Использование списков значений. 43
Отображение подчиненных таблиц. 44
Изменение внешнего вида таблицы.. 45
Печать таблицы.. 50
Сортировка, поиск и фильтрация данных. 52
Поиск и замена данных. 53
1. Microsoft Access — основные понятия, запуск.
Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.
Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами.
Для выполнения операций с данными используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).
Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. При проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.
Access позволяет просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах, однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах.
Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web.
Другим удобным средством, которым вы можете пользоваться, чтобы публиковать данные в вашей сети интранет или Интернет, являются страницы доступа к данным.
Они могут содержать не только статическую информацию для просмотра отчетов, но могут также иметь вид динамических страниц, позволяющих пользователю создавать запросы к базе данных, которые извлекают или изменяют нужные данные.
Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов, а также избежать рутинных действий.
Запуск Access и открытие баз данных
Для того чтобы запустить Microsoft Access, необходимо:
- Нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола.
- Открыть в главном меню пункт Программы.
- Выбрать программу Microsoft Access.
Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.
Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.
· Выбрать в меню Файлиз списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.1).
Рис. 1.1.Открытие базы данных из меню Файл
- Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения.
- Выбрать команду Открыть в меню Файл, и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (рис. 1.2).
Рис. 1.2.Диалоговое окно Открытие файла базы данных
Открыть файл можно в одном из четырех режимов:
· Открыть — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.
- Открыть монопольно— режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
- Открыть для чтения— режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
- Открыть монопольно только для чтения— режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.