Мастер связи access

Использование Мастера подстановок

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля «КодКлиента» в таблице «Список рассылки оповещений». Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо. Чтобы использовать Мастера подстановок (Lookup Wizard), необходимо:

1. Открыть таблицу «Поставщики предприятия» в режиме Конструктора.
2. Выделить поле «КодКлиента» и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard) (рис. 2.15).

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

Если вы хотите добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка. (О других отличиях см. разд. «Встроенные элементы управления» в гл. 9.) ]

В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки (рис. 2.20).

Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком

Если значение свойства Тип элемента управления (Display Control) равно Список (List Box) (а это возможно только для текстовых и числовых полей), на вкладке Подстановка появляются только свойства, отмеченные в табл. 2.5 звездочкой (*).

Мастера Access

Создание и установка программ-надстроек.

Программная поддержка механизма OLE.

Улучшенный интерфейс защиты.

Обработка ошибок.

Улучшенные средства отладки.

Построитель меню и создание подменю.

Обработка данных с помощью VBA.

Модель событий.

Свойства, определяемые в процессе выполнения.

С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.

Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени.

С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.

Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.

Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов.

Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно использовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.

Команды и окна диалога зашиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.

С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access.

С помощью VBA можно создавать программы-надстройки, например, нестандартные мастера и построители. Мастер — средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т. д.) в соответствии с указаниями пользователя. Диспетчер надстроек существенно упрощает процедуру установки программ-надстроек в Microsoft Access.

Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер,который помогает их выполнять.

Мастер по анализу таблицпозволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.

Мастера по созданию форм и отчетовупрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.

Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат.

Мастер подстановоксоздает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок.

Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок.Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.

Мастера по импорту/экспортупозволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.

Мастер защитыпри необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.

Мастер по разделению базы данныхпозволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных по своему усмотрению.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9949 — | 7737 — или читать все.

Создание связей с помощью мастера подстановок

В этом курсе:

С помощью мастера подстановок можно создать связи между таблицами. Он создает внешний ключ, который ссылается на первичный ключ другой таблицы.

Создание связи с помощью мастера подстановок

В режиме таблицы откройте таблицу, которая будет искать данные из другой. Эта таблица будет дочерней.

В самом правом столбце щелкните надпись Щелкните для добавления, а затем выберите пункт Подстановка и отношение.

На первом экране мастера подстановок выберите элемент Поле подстановки должно получать значения из другой таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

Выберите таблицу, из которой поле подстановки будет получать значения. Эта таблица будет родительской. После этого нажмите кнопку Далее.

Чтобы выбрать поля, из которых будут браться данные, задайте порядок сортировки для полей, а также настройте ширину столбцов, следуя инструкциям в соответствующих окнах.

Совет: Чтобы оптимально использовать пространство в таблице, выберите Скрыть ключевой столбец, когда будете настраивать ширину столбцов. Этот параметр не влияет на связи и синхронизацию данных между таблицами.

Выберите поле, которое будет однозначно определять строки в родительской таблице.

Введите имя для нового поля подстановки и установите флажок Включить проверку целостности данных, а затем — переключатель Каскадное удаление или Ограничить удаление.

Совет: Советуем отразить в имени поля специфику данных, а также указать, что это поле внешнего ключа (пример: Код клиента_ВН_КЛ).

Нажмите кнопку Готово, а затем — Сохранить .

Вы создали связь и внешний ключ, а также настроили параметры синхронизации данных между двумя таблицами.

Изменение связи между таблицами

Если вы хотите изменить связь между таблицами, сначала следует их закрыть.

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию связи между двумя таблицами.

Выберите Конструктор > Изменить связи.

В диалоговом окне Изменение связей внесите необходимые изменения, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните значок Сохранить , чтобы сохранить изменения.

Вам нужны дополнительные возможности?

Один из самых простых способов создать связь «один ко многим» — с помощью мастера подстановок. Он выполняет сразу две полезные функции.

Он создает связь, после чего вы можете использовать поле внешнего ключа, чтобы выбрать значения из таблицы со стороны «один» (из родительской таблицы) связи.

Это упрощает ввод данных. В этом примере нам нужно всего лишь выбрать имя (значение со стороны «один») и ввести номер телефона.

Если вы пользуетесь мастером подстановок, вам не нужно поле внешнего ключа в дочерней таблице — мастер создает его автоматически. Если у вас уже есть внешний ключ, вы можете его использовать.

Вот пример базы данных. В нем нет внешнего ключа.

Для начала выберите заголовок пустого поля или заголовок внешнего ключа, если он у вас есть.

Выберите пункт Подстановка и отношение, чтобы запустить мастер.

Выберите первый вариант, чтобы получить значения из другой таблицы, и нажмите кнопку Далее.

Выберите родительскую таблицу — «Клиенты» — и нажмите кнопку Далее.

Нам требуется подстановка значений в поле «Имя клиента», так что выберите и переместите его. Это — вычисляемое поле.

Мы использовали его где-то минуту назад. Обратите внимание, что имя в нем отображено полностью. Благодаря этому вам не придется выбирать нужные данные наугад. С полем подстановки ввод данных становится быстрее и точнее.

Нажмите кнопку Далее. Порядок сортировки необязателен, так что пропустим этот шаг и нажмем кнопку Далее.

Как правило, ключевой столбец лучше скрыть, иначе он будет без нужды занимать место в базе данных, поэтому нажмем кнопку Далее.

Давайте назовем это поле «ВК ИД клиента», обозначив таким образом, что родительское поле — это «ИД клиента»; буквы «ВК» напоминают, что это внешний ключ.

Теперь установим флажки Включить проверку целостности данных и Каскадное удаление. Это обеспечивает целостность данных и включает каскадное удаление. Нажмите кнопку Готово — поле создано.

И, наконец, давайте внесем изменение в эту связь. Для этого нам нужно закрыть таблицу с номерами телефонов. Связь нельзя изменить, если открыта какая-нибудь из задействованных в ней таблиц.

Закрыв таблицу, выбираем на вкладке Работа с базами данных элемент Схема данных. Выделим линию связи, а затем выберем на ленте элемент Изменить связи.

Как видите, флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей установлены. Установим также средний флажок — каскадное обновление связанных полей — и по завершении нажмем кнопку ОК.

Мы создали связь «один ко многим» с помощью мастера подстановок, создали внешний ключ и изменили один из параметров связи.

Мастера Access

Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 3597 ; Нарушение авторских прав

Множество мастеров Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц БД, формирование запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы. Практически для любых работ имеется мастер(Wizand), который поможет их выполнить.

Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из поля другой таблицы для выбора и ввода нужного значения.

Мастера запросов позволяют создавать простые запросы на выборку или запросы на выборку, в которых выполняются групповые операции над данными из одной или нескольких таблиц.

Мастер перекрестных запросов формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов БД таблиц, подобную электронной, в которой одно поле используется.

Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов, в диалоге с мастером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, выбрать источник основной и подчиненной части формы.

Мастер условного форматирования устанавливает разные виды форматирования поля в зависимости от значений данных в поле или других формируемых пользователем условий.

Мастер кнопок создает командные кнопки – элементы управления в форме и на страницах доступа к данным. Мастер предлагает большой набор действий, которые могут быть выполнены при щелчке на кнопке.

Диспетчер кнопочных форм позволяет создать многоуровневую панель управления приложением, которая объединяет его разрозненные компоненты и позволяет структурировать их по функциональному назначению.

Мастер по анализу таблиц позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторений.

В меню Сервис – Анализ наряду с мастера представлены еще:

– Анализатор Быстродействия, который позволяет проанализировать основные характеристики объектов БД или БД в целом и выдает рекомендации по их изменениям, для улучшения ее эффективности.

– Архивариус, который позволяет создать полное описание любых из объектов БД или базы целиком и распечатать или передать его в Word.

Мастер сводных таблиц вставляет сводную таблицу Excel в форму Access, используя Excel, чтобы создать объект «Сводная таблица» и Access, чтобы создать форму, в которую он вставляет объект.

Мастера по импорту таблиц и объектов вызываемые командой. Файл – Внешние данные – Импорт позволяет импортировать их из внешнего файла в текущую БД. Импортировать данные можно из файла другой БД Access, Excel, Paradox. Возможен импорт текстовых файлов и HTML таблиц.

Мастер связанных таблиц(Файл – Внешние данные – Связь с таблицами) создает в текущей БД таблицы, связанные с таблицами во внешних файлах, но в отличии от мастера по импорту, не размещает новую таблицу в файле БД, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Но связанная таблица доступна до тех пор, пока связь не разрушена по каким – либо причинам.

Мастер экспорта (Файл – Экспорт) позволяет экспортировать объекты БД в другие БД, в текстовые файлы, в различные электронные таблицы.

Мастер наклеек входит в группу мастеров создания отчетов. Автоматизирует процесс создания почтовых наклеек на основе данных таблицы или запроса и предлагает многочисленные шаблоны наклеек различных типов.

Мастер защиты позволяет определить новые параметры защиты БД. Он создает новую незащищенную БД, в которую копируются все объекты из исходной БД, снимает все права, присвоенные членом группы пользователей, и затем защищает БД. ПО завершении работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам.

Мастер по разделению БД позволяет разделить на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. При этом, пользователи, работающие в сети, могут иметь общую БД, в то же время они могут изменять формы, отчеты, и другие объекты, используемые для обработки общих данных по своему усмотрению и иметь индивидуальные приложения.

К мастерам еще относят 2 служебные программы:

– Convert Database(Преобразовать БД), которая позволяет конвертировать БД из предыдущих версий в текущую версию БД Access, и из текущей версии в предыдущую.

– Compact and Repair Database (сжать и восстановить БД) реорганизует БД на диске с целью улучшения объемно – временных характеристик. Утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл БД и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную БД.

Мастера баз данных предлагают шаблоны многих типовых приложений. С их помощью можно практически сразу приступить к работе с БД выбранного приложения. Access содержит шаблоны типовых БД, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Б, созданную мастером можно изменить и расширить, но эта работа требует от пользователя практически тех же знаний, что и создания новой БД.

При создании объекта предоставляется возможность выбора режима его разработки. Это может быть мастер или конструктор или некоторый другой режим, зависящий от выбранного типа объекта.

При создании таблицы в режиме конструктора – основного способа создания новой таблицы, создание начинается с определения ее структур в режиме конструктора таблиц. Пользователь сам устанавливает параметр всех элементов структуры таблиц.

В режиме таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. автоматически создает структуру таблицы. Таблица, предлагаемая Access, имеет 10 столбцов и 21 строку. Полем по умолчанию присваиваются имена полей Поле 1, Поле 2 и т.д. Все столбцы, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы. Могут также увеличивать количество столбцов или уменьшать. Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, задать другой тип данных, формат, указать условие на значения, добавить новые поля, то эти действия можно выполнить в режиме конструктора.

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее предварительно на экране. Можно менять шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, можно зафиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Параметры отображения таблицы на экране называется макетом таблицы и сохраняется вместе с ней.

При создании таблиц с помощью мастера автоматически создается таблица по одному из шаблонов. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу. Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы, мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в БД. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

В открытой таблице БД Access 2000 одновременно можно просматривать данные взаимосвязанных таблиц нескольких уровней. При просмотре таблицы, которая имеет простой ключ, только 1 подчиненную таблицу и в схеме базы данных между ними уже определена связь, отображается столбец со значками «+» в каждой записи. Щелчок на этом значке в строке записи отображает записи подчиненной таблицы, связанные с текущей записью. Т.о. могут быть открыты подчиненные записи каждой записи главной таблицы, разбиты на подмножества, связанные с конкретными записями главной таблицы.

В общем случае открывать связанные записи нужной подчиненной таблицы можно только в том случае, если в свойствах таблицы была определена связь с этой подчиненной таблицей и задан ключ этой связи. Если таблица не имеет столбца с плюсами, нужно выполнить команду меню Вставка – Подтаблица, которая определит связь подтаблицы с подчиненной и даст возможность открывать связанные записи в подчиненном окне.

Изменение структуры таблиц. Состав и последовательность, тип данных, свойства или имена полей, не являющихся ключами или полями связи, можно изменять независимо от наличия связей таблицы с другими таблицами БД. При изменении типа данных, размера и других свойств выполняется преобразование данных. Но, если преобразования недопустимы, попытка изменения типа данных может привести к их потере.

Для загруженной и несвязанной таблицы при попытке изменить свойства или удалить ключевые поля система предупреждает о возможной потере данных и удалении ключа. Если удаляется поле в составном ключе, с других полей этого ключа будет снят признак ключа. Если нужно изменить ключ таблицы, которая имеет связи с другими таблицами в схеме данных, необходимо предварительно разорвать связи.

Изменение схемы данных. При модификации схемы данных осуществляется изменение состава ее таблиц – удаление, добавление таблиц и изменение связей. Необходимость в изменении связей возникает при изменении ключей в таблицах. Изменение ключа по составу, по типу по размеру его полей не может выполняться, пока не удалены связи таблицы в схеме данных. При изменении типа данных для не ключевых полей, задействованных в связях таблицы, так же предварительно необходимо удалить эти связи в схеме данных. Для внесения изменений необходимо закрыть все таблицы и открыть окно схемы данных, выполнив команду Сервис – Схема данных. Для удаления связи необходимо мышкой выделить нужную связь, затем правой кнопкой, вызвав контекстное меню выполнить Удалить связь. Добавление, удаление таблиц и изменение параметров связи выполняются также в окне схема данных.

Основы создания форм(Создание форм)

Форма на основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблицы, а также как вспомогательная для включения в какую – либо составную форму. Для создания форм могут быть использованы мастера Access, но точнее формирование макета формы обеспечивается средствами конструктора. Форма в режиме конструктора имеет три области: Область данных, Заголовок формы и Применения формы. Области наполняются различными графическими объектами: кнопками, выключателями, рисунками.

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм. Многотабличная форма может и не иметь включаемых форм. В этом случае в форму кроме полей таблиц, на основе которой она строится, дополняются поля из связанной таблицы, являющейся главной относительно основной таблицы формы.

При создании многотабличных форм средствами Access могут использоваться различные приемы. Наиболее технологичным является первоначальное создание форм с помощью мастера, с последующей их доработкой в конструкторе. Мастер упрощает процесс создания формы, т.к. автоматически выполняет большинство требуемых операций.