Fruitsekta.ru

Мир ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать шаблон в excel

Как в Excel Шаблоны выполняют Вашу работу

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

  • Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
  • А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать , в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:Users AppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

Читать еще:  Как суммировать в excel

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

  • Шаблон Excel (расширение .xltx)
  • Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
  • Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:Users AppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Как создать шаблон в Excel

Работа экономиста, менеджера по продажам, маркетолога, кадровика и прочих пользователей программы Microsoft Excel часто происходит с типовыми формами документов, таких, например, как ежемесячный отчет по доходам и расходам, план продаж, табель учета рабочего времени т.д.

Как правило, в каждом новом периоде необходимо создавать новый типовой документ.

Наблюдения показывают, что большинство пользователей создают новый документ на основании старого, например на основании отчета, за предыдущий месяц, удаляя данные прошлого периода. Так сказать, очищают формат.

Более продвинутые пользователи хранят в своих папках с файлами чистый формат типового документа. Это хороший способ сэкономить время, однако можно усовершенствовать и его.

Программа Excel позволяет создавать шаблоны для типовых, часто используемых документов и на их основе уже создавать рабочие файлы.

В чем преимущества использования формата шаблонов:

Во-первых, они всегда под рукой и доступ к ним из меню программы Excel занимает минимум времени;

Во-вторых, снижен риск их случайного удаления. Шаблоны хранятся в системной папке, куда пользователь заходит не часто, если вообще когда-либо заходит;

Читать еще:  Разделение строк в excel

В-третьих, шаблон имеет свой собственный формат и при сохранении документа созданного на основании шаблона, программа Excel автоматически предложит сменить его имя, взяв за основу имя шаблона и переведя его в обычный экселевский формат (xls или xlsx). При работе с файлом в обычном формате, можно просто сохранить документ, не меняя имени, и ранее пустой формат придется очищать в следующий раз заново.

В общем, использование создание и использование шаблонов, может нам принести некоторую пользу, соответственно было бы разумно использовать этот механизм, тем более, что это достаточно просто.

Итак, для создания шаблона типового документа, нам необходимо всего лишь сохранить подготовленный нами пустой документ в формате «Шаблон Excel».

Вкладка ФайлСохранить как → в диалоговом окне Сохранение документа → в поле Имя файла вводим необходимое имя → в поле Тип файла выбираем Шаблон Excel → нажимаем кнопку Сохранить.

По умолчанию, наш шаблон сохраниться в папку Шаблоны, находящуюся в папке Microsoft.

Теперь наш шаблон доступен для работы.

Создать документ на его основе можно пройдя следующий путь:

Вкладка Файл → элемент меню Создать → в группе Доступные шаблоны → выбираем элемент Мои шаблоны → и в диалоговом окне Создать → выбираем нужный нам шаблон и нажимаем ОК.

Шаблон можно сохранить и в другое место, но тогда он не будет доступен по указанному пути.

Шаблоны в Excel

Вместо того, чтобы создавать книгу Excel с нуля, можно создать её на основе шаблона. В свободном доступе есть много бесплатных шаблонов, которые только и ждут, чтобы их использовали.

Существующие шаблоны

Чтобы создать книгу на базе существующего шаблона, следуйте инструкции ниже:

  1. На вкладке Файл (File) нажмите кнопку Создать (New).
  2. Чтобы выбрать шаблон из имеющихся образцов (они уже установлены на вашем компьютере), кликните по Примеры шаблонов (Sample templates).


Чтобы подобрать шаблон из предлагаемых Office.com, выберите категорию. Например, нажмите кнопку Календари (Calendars).


Чтобы скачать шаблон, выделите его и кликните по кнопке Скачать (Download).

Excel создаст рабочую книгу на основе этого шаблона. Также программа сохранит шаблон в папке Шаблоны (Templates). Вы можете получить доступ к этой папке, кликнув по Мои шаблоны (My templates).

Создание шаблона

Если вы создаёте собственный шаблон, всегда храните его в папке Шаблоны (Templates). Таким образом вы сможете создавать новые рабочие книги на основе этого шаблона, не беспокоясь, что исходный файл будет перезаписан.

Чтобы создать шаблон, сделайте следующее:

  1. Создайте рабочую книгу.
  2. На вкладке Файл (File) нажмите кнопку Сохранить как (Save As).
  3. Введите имя файла.
  4. Выберите Шаблон Excel (Excel Template) из выпадающего списка Тип файла (Save as type).

Excel автоматически активирует папку Шаблоны (Templates). Обратите внимание на её расположение на вашем компьютере. Она, как правило, находится здесь:

C:Пользователи AppDataRoamingMicrosoftШаблоны
Нажмите кнопку Сохранить (Save).

Чтобы создать книгу на основе этого шаблона, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Файл (File) нажмите кнопку Создать (New).
  2. Кликните по Мои шаблоны (My Templates).

  • Выберите ваш шаблон.
  • Нажмите ОК.

    Excel создаст рабочую книгу на основе этого шаблона.

    Примечание: Чтобы отредактировать шаблон, нажмите кнопку Открыть (Open) на вкладке Файл (File). Измените файл и сохраните его в исходном месте.

    Как создать шаблон получения в Excel

    При завершении предоставления услуги или даже при продаже продукта рекомендуется выпустить квитанцию ​​и отправить ее вашему клиенту. Этот документ является основополагающим для обеих сторон, поскольку он доказывает, что была проведена финансовая операция.

    Квитанцию ​​можно сделать вручную или распечатать. Например, есть несколько моделей, доступных для продажи в магазинах канцелярских товаров. Однако, чтобы облегчить контроль над этими поступлениями, а также обеспечить большую гибкость, в сегодняшнем посте мы будем поэтапно преподавать, как создать шаблон получения в Excel. Давай?

    Шаг 1: заполните рабочий лист

    Сначала вы должны заполнить таблицу Excel данными своего клиента, как показано на следующем рисунке:

    Как вы можете видеть, важно, чтобы рабочий лист содержал следующие данные: Нумерация чеков; Дата, когда сделка была эффективной; Имя клиента и СПЛ; Значение квитанции и компетенция, в которой выполнялась услуга.

    Шаг 2: создание шаблона получения

    На этом шаге вы создадите на другой вкладке Excel шаблон получения, который вы хотите. Самое главное, он содержит всю информацию, которую вы заполнили на первой вкладке. Согласно следующему рисунку:

    Как вы можете видеть, в таблице выражается, что это квитанция «Предоставленные услуги» и содержит следующие пробелы для заполнения:

    Номер: Нумерация чеков

    Мы получили от: Имя клиента

    CPF: CPF клиента

    Важность: полученная сумма

    Уже информация, как Сан-Паулу (город), Компания, CNPJ и Адрес, вы уже должны заполнить ранее.

    Шаг 3: использование функции PROCV

    Наконец, вы должны использовать функцию PROCV для возврата значений со вкладки «2015 Receipts» на вкладку «Печать». Таким образом, когда вы вводите номер квитанции, информация, такая как значение, имя клиента и CPF, будет автоматически заполнена в шаблоне квитанции, готовом для печати. Но как это сделать? Очень просто!

    Функция PROCV предназначена для поиска появления определенных текстов, возвращающих эти данные в другие столбцы одной строки.

    Структура функции PROCV: PROCV (query_value, table_array, column_indice_number, interval_search), где:

    • искомое_значение: это значение, которое должно быть расположено в первом столбце таблицы. В нашем случае это значение — номер квитанции, которая находится в столбце А, входит в строки 1 в 10.
    • таблица_массив: ссылается на таблицу, в которой мы будем искать требуемое значение. В нашем случае эта таблица представляет собой диапазон: «2015 Receipts»! A1: F11
    • номер_столбца: этот элемент соответствует номеру столбца таблицы, который в нашем случае идет от 1 до 6.

    Шаг 4: заполните шаблон квитанции для печати

    Таким образом, при заполнении шаблона квитанции мы будем иметь следующие функции PROCV:

    В «Значение»: = PROCV (A3; «2015 Receipts»! A1: F11; 5)

    В «Мы получаем от»: = PROCV (A3; «2015 квитанции»! A1: F11; 3)

    В «CPF»: = PROCV (A3; «2015 Receipts»! A1: F11; 4)

    В «Важность»: = PROCV (A3; «2015 Receipts»! A1: F11; 5)

    Рядом с «São Paulo»: = PROCV (A3; «2015 Receipts»! A1: F11; 2)

    Поскольку введенный номер квитанции был 2, у нас есть первый элемент функции PROCV — это A3 (столбец и строка, в которой есть квитанция 2). Затем переходим к массиву таблицы, который в этом случае является «2015 Receipts!» A1: F11 », тогда у нас есть номер столбца, в котором мы находим нужную нам информацию, которая в каждом случае является другим числом , Значение находится в пятом столбце, поэтому мы используем номер 5. Дата, в свою очередь, находится во втором столбце, поэтому мы используем номер 2.

    Когда информация будет завершена, вы просто распечатаете квитанцию. Или напишите в pdf и отправьте его своему клиенту (но не забудьте подписать!). Как вы можете видеть, просто измените номер квитанции на вкладке «Печать», и информация будет заполнена автоматически.

    Вам понравилось объяснение? Поняли ли вы шаг за шагом? Прокомментируйте сомнения!

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector
    ×
    ×