Fruitsekta.ru

Мир ПК
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ассистент слияния в word

Создание списка слияния с помощью Word

Если у вас нет списка рассылки, который нужно использовать в качестве источника имен и адресов при слиянии, вы можете создать его в Word.

Создание списка рассылки

Выберите Файл > Создать > Новый документ.

Нажмите кнопку Выбор получателей и выберите команду Ввести новый список.

В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения о получателях в нужные столбцы. Дополнительные сведения об использовании этого диалогового окна см. в статье Изменить источник данных.

Для каждой новой записи нажмите кнопку Создать запись.

Если требуются дополнительные столбцы, например для порядкового номера, выполните указанные ниже действия.

В диалоговом окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов.

Выберите Add (Добавить).

Введите имя поля и нажмите кнопку ОК.

Повторите действия b и c для каждого добавляемого столбца или поля.

Добавив всех нужных людей, нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете вставить поля слияния в документ. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Создание списка рассылки в Word

В Word можно создать список рассылки для массовой отправки почты во время слияния.

Выберите Файл > Создать > Новый документ.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей > Ввести новый список.

В окне Изменение списка полей вы увидите набор автоматических полей, предлагаемых Word. Если нужно новое поле, введите его имя в элементе Новое имя поля, чтобы добавить его в список.

Используйте кнопки Вверх и Вниз , чтобы изменить расположение полей.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Сохранить присвойте списку имя и сохраните его.

В разделе Изменить элементы списка введите данные в каждом столбце для списка рассылки.

Для каждой новой записи нажмите кнопку +. Чтобы удалить запись, перейдите к ней и нажмите кнопку —.

Добавив всех нужных людей, нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить список позднее, выполните указанные ниже действия.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Щелкните параметр Использовать существующий список, выберите ранее созданный список и нажмите кнопку Открыть.

Добавьте или измените записи в диалоговом окне «Изменение элементов списка».

Создание списка рассылки в Word

В Word можно создать список рассылки для массовой отправки почты во время слияния.

В меню Вид выберите пункт Разметка страницы.

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Создать .

Этот пустой документ используется для создания источника данных.

В меню Сервис выберите пункт Диспетчер слияния почты.

В разделе 1. Выберите тип документанажмите кнопку Создать и выберите Документы на бланке.

В разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Получить список и выберите Новый источник данных.

В поле Имена полей в заголовке щелкните имена полей, которые не нужно включать в источник данных, нажмите кнопку Удалить поле, а затем нажмите кнопку ОК.

Введите имя и выберите расположение источника данных, после чего нажмите кнопку Сохранить.

Запомните место, где был сохранен источник данных. Оно понадобится в дальнейшем.

В диалоговом окне Форма данных введите данные одной из записей данных (например, имя получателя в поле Имя, фамилию в поле Фамилия, почтовый адрес в поле Адрес1 и т. д.).

Примечание: Не вводите пробелы в полях, которые требуется оставить пустыми.

Завершив заполнение полей для одной записи, нажмите кнопку Добавить.

Повторите действия 8 и 9 для каждой записи, которую необходимо ввести.

Добавив все нужные записи, нажмите кнопку ОК.

Совет: Чтобы позднее вернуться к диалоговому окну Форма данных, в диспетчере слияния в разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Изменить источник данных .

В меню Файл выберите команду Закрыть.

Чтобы сохранить источник данных, нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы отменить создание источника данных, нажмите кнопку Не сохранять.

Лабораторная работа 6: Ассистент слияния

Пусть в компьютере вашей фирмы находится большой список всех ее клиентов. Такой список может, например, пополняться при регистрации новых клиентов. Вам поставлена задача уведомить каждого из клиентов о предстоящем мероприятии, обратившись к ним персонально. Было бы мало удовольствия подготавливать все послания клиентам вручную.

В редакторе Microsoft Word есть средства, позволяющие без труда на основе списка адресатов и стандартного текста обращения к ним создать любое количество персональных посланий. Это Ассистент слияния. Он осуществляет объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть.

Например, сообщение участникам олимпиады, как собственно текст делового письма, можно рассматривать в качестве постоянной информации. Это основной документ. Такое письмо нужно отправить участникам олимпиады. Переменной информацией являются Фамилия, Имя, Отчество участника и сумма набранных им баллов. Список участников представляет собой источник данных.

Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в 3 этапа:

1. на 1 этапе создается документ с исходными данными (источник данных). Это может быть, например, список адресов, фамилий и т.д.;

2. на 2 этапе создается основной документ (стандартное письмо) с полями слияния для последующего заполнения;

3. на заключительном этапе дается команда объединить исходные данные с основным документом. После выполнения команды Вы будете иметь множество писем, каждое из которых будет иметь своего получателя.

Общая схема слияния

Источник данных

ФамилияИмяОтчествоИндексАдресСумма баллов
ГамаюновВладимирГенриховичг. Минск, ул. Красина 20, кв. 25
АлентовПетрСергеевичг. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20
> > Уважаемый > > >! Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали > баллов. Оргкомитет
Основной документ
Поле слияния
г. Минск, ул. Красина 20, кв. 25 Уважаемый Гамаюнов Владимир Генрихович! Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали 57 баллов. Оргкомитет г. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20 Уважаемый Алентов Петр Сергеевич! Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали 35 баллов. Оргкомитет
Читать еще:  Как связать диаграмму excel с word
Результат слияния

Чтобы воспользоваться Ассистентом слияния, необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать источник данных (например, создать в отдельном документе таблицу со всей необходимой информацией, причем заголовки столбцов будут являться полями слияния). Источник данных можно создать, используя команду Выбрать получателей – Ввести новый списоквкладка Рассылки.Сохранить и закрыть этот файл.

2. Создать в отдельном файле письмо не заполняя места, где будут вставлены уникальные данные каждого получателя. Текст в стандартном документе набирается и форматируется обычным способом.

3. Открыть вкладку Рассылка. Выбрать команду Выбрать получателей — Использовать существующий список (группаНачало слияния), выбрать созданный ранее и сохраненный список получателей.

4.Установив курсор в нужном месте (например, там, где должна быть напечатана фамилия получателя) выбрать команду Вставить поле слияния и выбрать из открывшегося списка необходимое поле. Поле слияния выделяется в документе угловыми скобками:

5. Аналогичным образом заполняются все поля слияния:

6. Закончить ввод текста и полей слияния.

7. При необходимости, можно просмотреть результаты слияния. Для этого необходимо выбрать команду Просмотреть результаты в одноименной группе:

8. Для завершения слияния необходимо выбрать команду Найти и объединить – Изменить отдельные документы и выбрать Объединить все записи (группа Завершение). После этого можно сохранить полученный документ, отпечатать полученные письма или отредактировать их по отдельности.

Для удобства работы можно использовать мастер слияния, который открывается командой Начать слияние — Пошаговый мастер (группа Начало слияния). В правой части рабочего окна откроется мастер слияния, который пошагово помогает создать письмо:

Замечание. Если в результирующем документе требуется, чтобы вместо определенного поля подставилось значение в зависимости от некоторого условия, то используется стандартное поле Word IF…THEN…ELSE (команда Правила). При его выборе открывается диалоговое окно Вставка поля IF:

а) выбрать в области Полеодно из полей слияния (например, «ПОЛ»);

б)в области Оператор выбрать один из способов сравнения (например, «Равно»),

в) в поле Значение ввести требуемый текст (например, «М»);

г) ввести разные тексты в поля для совпадающих и не совпадающих значений и щелкнуть покнопкеОК(Можно менять окончание слова, как на рисунке – таким способом формируется обращение к человеку в зависимости от пола «Уважаемый» если пол мужской, «Уважаемая» – если женский).

На экране появится один из вариантов обращения.

Ассистент слияния позволяет проводить отбор получателей по определенным критериям. Для этого можно использовать команду Изменить список получателей.Откроется таблицаПолучатели слияния:

В этой таблице выбрать нужное поле (например, Пол), далее Дополнительно (как на рисунке выше). Откроется диалоговое окно Отбор записей:

Выбрав соответствующий Оператор и задав необходимое Значение, можно отфильтровать весь список получателей.

Задания к лабораторной работе 6:
Ассистент слияния

Задание 1.Создать шаблон стандартного бланка письма следующего содержания:

Использовать при создании письма следующие элементы оформления:

· обрамление в рамку;

· заполнение фона обрамленного фрагмента;

· различные способы форматирования текста письма.

Для созданного шаблона письма сформировать с помощью Ассистента слияния пять именных приглашения, используя следующие данные:

ОрганизацияАдресФамилияИмяПол
АО «Книжный мир»г. Саратов, ул. Центральная, 10СкворцовПетрМ
АО «Проект»г. Москва, Ленина, 4ПоповМихаилМ
Магазин «Научная книга»г. Могилев, ул. Цветочная,4ИгнатьеваНатальяЖ
ОАО «Новый мир»г. Минск, ул. Платонова, 38СавельеваИринаЖ
ОАО «Светоч»г. Брест, ул. Садовая,7ИвановаАннаЖ

В результирующем документе к лицам женского пола должно быть обращение «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».

Задание 2.Создать источник данных и основной документ, которые приведены ниже в данной лабораторной работе. Количество записей в источнике данных должно быть не менее 10.

Выполнить слияние основного документа и источника данных только для тех записей, в которых сумма баллов не менее 30.

Источник данных

ФамилияИмяОтчествоИндексАдресСумма баллов
ГамаюновВладимирГенриховичг. Минск, ул. Красина 20, кв. 25
АлентовПетрСергеевичг. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20

Шаблон письма

Лабораторная работа 7: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
С ПОМОЩЬЮ СТИЛЕЙ И ШАБЛОНОВ

7.1 Использование стилей для оформления документов

Если документ содержит несколько абзацев и помещается на одной странице, то, немного поэкспериментировав, Вы, конечно же, сможете отформатировать соответствующим образом ваш текст. Однако ситуация значительно осложнится, если документ имеет 20-60 страниц текста, несколько заголовков глав, много параграфов и подпараграфов. Форматируя каждый абзац по отдельности, Вы, дойдя только до середины текста, уже не в состоянии будете запомнить, как форматировать тот или иной абзац.

Вместо поэтапного конструирования и форматирования каждого из элементов при создании очередного нового документа можно использовать специальные шаблоны, названные стилями, с целью сохранения своих любимых форматов. Теперь все, что необходимо сделать после выделения символа, слова или абзацев, – это указать редактору Word выбранный вами стиль, и он применит к выделенному фрагменту все атрибуты форматирования, включенные вами в этот стиль.

Создание стиля

Для создания своего собственного стиля существует две возможности:

1. Использование команды группы СтиливкладкиГлавная.

2. Создание стиля по образцу.

Для того чтобы использовать первую возможность, необходимо открыть диалоговое окно Стили (вкладку Главная, группа Стили,нажать прямоугольную кнопку со стрелкой в правом нижнем углу этой группы) и выбрать Создать стиль :

Читать еще:  Как поставить дефис в word

· ввести имя нового стиля;

· выбрать стиль, на котором будет основываться ваш новый стиль;

· щелкнуть на кнопке Форматдиалогового окнаСоздание стиля и выбрав Шрифт, задать параметры шрифта, выбрав Абзац – параметры абзаца и т.д.;

· щелкнуть по кнопке ОК.

Рассмотрим вторую, более простую, возможность создания собственного стиля. Предположим, что, затратив некоторые усилия, Вы наконец-то отформатировали абзац так, как это вас устраивает. Теперь перед вами стоит задача, используя данный формат абзаца как образец, создать на его основе стиль, с помощью которого Вы затем отформатируете все необходимые абзацы текста. Для этого:

· выделите абзац с нужным форматированием;

· откройте диалоговое окно Стили;

· выберите команду Создание стиля;

· введите имя нового стиля и нажмите клавишу Enter;

· выделите абзац, который вы хотите отформатировать в соответствие с Вашими предпочтениями и укажите нужный стиль из списка Стили.

Данный способ форматирования является весьма удобным для создания по всему документу одинаково оформленных списков-перечислений, заголовков, подрисуночных надписей, названий таблиц и т.д.

Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Практическая работа №3. Использование слияния в среде текстового процессора MS WORD 2010-2013

Д анная работа относится к блоку практических заданий по информационным технологиям обработки текстовой информации (среда- текстовый процессор MS Word) и рекомендуется для выполнения студентам, как дневной, так и заочной формы обучения.

Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

  1. Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
  2. С ообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
  3. Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием . Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния) . Этот документ будем называть основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа . Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Читать еще:  Word онлайн на русском

Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки , где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа , куда следует поместить уникальные данные из источника данных .

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

    • создание Основного документа и Источника данных,
    • подключение к Основному документу Источника данных,
    • размещение в Основном документеполей слияния,
    • выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния .

Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.

  1. Создайте на Рабочем столе папку СлияниеФамилия_студента.
  2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Компания ММиИТ

ПОДАРОЧНЫЙ СЕРТИФИКАТ №
Этот сертификат даёт право на
Имя, фамилия получателя
Дата выдачи
Действителен до 31.12.2012
Не подлежит обмену на деньги

3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат
4. Создайте источник данных . Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

5. Откройте табличный процессор MS Excel , создайте таблицу следующего вида:

АфанасьеваЛюдмилаФотоаппаратБеловаОльгаШвейная машинкаГребёнкинаНинаТелевизорИвановАлександрМузыкальный центрПеровВладимирКомпьютерСидоровНикитаДомашний кинотеатрТимофеевИван

Телефон

6. Сохраните таблицу в папке СлияниеФамилия_студента под именем Владельцы .

7. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

  • Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки . Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
  • В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных (Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали доступны элементы вкладки Рассылки.
  • Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния , щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
  • Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
  • Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
  • Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния) . Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов) . Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.
  • Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
  • Отмените выделение полей слияния.
  • Выполните с лияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы
  • В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.
  • Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
  • Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
  • Сохраните составной документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Пакет .
  • Подготовьте ответы на Контрольные вопросы к практической работе №3
  • Ответы разместите в файле Пакет .
  • Закройте текстовый процессор MS WORD.
  • Сохраните папку СлияниеФамилия_студента на Яндекс.ДискMS Word
  • Удалите папку СлияниеФамилия_студента с Рабочего стола.

Если не требуется сохранять составной документ , а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

  • нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печатьдокументов,
  • в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,
  • в окне Печать установите требуемые параметры печати.

Приглашайте друзей на мой сайт

Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:

С карты, с баланса сотового, из Кошелька

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector