Работа с диаграммами Excel в документах Word
Чтобы вставить диаграмму Excel в документ Word, скопируйте ее из буфера обмена или примените команду Объект меню Вставка в Word. При вставке диаграммы Excel из буфера обмена она по умолчанию будет представлена изображением. Меню смарт-тега дает рам возможность вставить диаграмму, в виде внедренного объекта или объекта, связанного с исходным файлом.
Как и в случае таблицы, вы можете выбрать в, Word команду Специальная вставка меню Правка и затем указать конечный формат диаграммы. Если диаграмма скопирована из листа диаграммы книги Excel, доступны следующие форматы; Диаграмма Microsoft Office Excel (объект) (Microsoft Excel Chart Object), Рисунок (Picture), Точечный рисунок (Bitmap) и Метафайл Windows (EMF) (Picture (Enhanced Metafile)). При вставке в формате объекта внедряется вся книга Excel целиком, а не только лист диаграммы, что значительно «утяжеляет» документ Word (особенно если книга Excel содержит большой объем дополнительной информации). В трех других вариантах создаются рисунки, формат Рисунок наиболее экономичный по потребляемой памяти, но вам следует по результатам экспериментов самим выбрать наиболее подходящий формат для текущего документа Word. Когда вы копируете диаграмму, внедренную в лист Excel (для этого сначала нужно в листе выделить область диаграммы), форматы Рисунок и Точечный рисунок не будут присутствовать в меню специальной вставки.
Если для экрана установлено высокое разрешение и вы копируете лист диаграммы, настроенный по размеру окна, возможно, вы попытаетесь поместить в буфер обмена больше пикселов, чем в состоянии принять ваша система. Если при таких условиях вставить диаграмму в Word, не исключается ее обрезка. Чтобы решить эту проблему, вернитесь в Excel, внедрите диаграмму на другой лист (щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, выберите команду Размещение (Location) в контекстном меню и укажите лист) и затем скопируйте полученную внедренную диаграмму. Если в Word диаграмма все равно обрезается, попробуйте уменьшить размер внедренной диаграммы в Excel.
Для того чтобы внести изменения в диаграмму, внедренную в документ Word как объект, дважды щелкните на ней. Поскольку Word внедряет всю книгу Excel, вы получите доступ как к исходной диаграмме, так и к сопутствующим данным. Таким образом, вы можете изменить как вид диаграммы (то есть параметры форматирования), так и данные, отображаемые на ней.
Когда вы начнете в Word редактировать внедренный объект, источником которого была диаграмма, внедренная в лист Excel, то обнаружите, что Excel отображает диаграмму на отдельном листе диаграммы. Пусть вас это не смущает, с исходной книгой ничего вами не оговоренного не случится, поскольку вы работаете только с копией, а не с оригиналом.
Чтобы вставить со связыванием диаграмму Excel в документ Word, выберите в Excel команду Копировать меню Правка. Затем выберите в Word команду Специальная вставка в меню Правка. Укажите целевой формат, установите переключатель в положение Связать (Paste Link) и затем нажмите кнопку ОК. Для связывания диаграммы подходит любой формат, кроме Метафайла Windows (EMF).
Диаграмму Excel можно внедрить другим способом: выполнить в Word команду Объект из меню Вставка и выбрать затем тип объекта Диаграмма Microsoft Office Excel на вкладке Создание диалогового окна Вставка объекта. Word сначала отобразит диаграмму-заготовку, показанную на рис. 23.8. Зная, что вряд ли для вас актуальны именно данные о расходах на питание, бензин и проживание за месяцы с января по июнь, Word сразу же включает режим редактирования. Разумно заместить эту показательную информацию в рабочем листе своими данными. В окне Excel вы найдете один рабочий лист (Лист1) и лист диаграммы (Диаграмма1) с заготовкой.
Рис. 23.8. При выборе команды Объект в меню Вставить Word предоставляет вам заготовку для создания собственной диаграммы
Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.
Вставка диаграммы из таблицы Excel в Word
Вставка диаграммы Excel в документ Word
Копирование и вставка — наиболее простой способ добавления диаграммы из электронной таблицы Excel в документ Word.
Вы можете изменить диаграмму, обновить ее и переконструировать, не покидая Word. Если вы изменяете данные в Excel, вы можете автоматически обновлять диаграмму в Word.
В Excel выделите диаграмму, а затем нажмите клавиши CTRL + C или перейдите на вкладку главная > Копировать.
В Word документе щелкните в том месте, где вы хотите вставить диаграмму, и нажмите клавиши CTRL + V или перейдите на вкладку главная > Вставить.
Примечание: Диаграмма будет связана с исходной электронной таблицей Excel. При изменении данных в таблице диаграмма будет обновляться автоматически.
В Word выделите диаграмму.
На странице конструктор диаграмм или Работа с диаграммами > данные > Обновить данные.
Вы можете изменить макет и данные диаграммы в Word.
Примечание: Диаграмму, вставленную в виде изображения, невозможно отредактировать, но можно настроить само изображение. Выделите диаграмму, а затем в разделе Формат рисунка или Работа с рисункамивыберите нужный вариант.
Редактирование диаграммы в Word
На вкладке конструктор диаграмм или Работа с диаграммами откройте > данные > изменить данные и выберите один из указанных ниже вариантов.
Выберите Изменить данные, чтобы изменить диаграмму в Word.
Выберите Изменить данные в Excel.
Примечание: В Word 2010 диаграмма открывается в Excel для редактирования.
Вы также можете изменить диаграмму в Word с помощью любой из четырех кнопок, которые появляются при выборе диаграммы.
Параметры макета
Укажите, как объект будет взаимодействовать с окружающим его текстом.
Элементы диаграммы
Добавляйте, удаляйте или изменяйте элементы диаграммы, такие как заголовок, легенда, линии сетки и метки данных.
Стили диаграмм
Задайте стиль и цветовую схему для диаграммы.
Фильтры диаграмм
Изменение данных, которые будут отображаться на диаграмме.
Нажмите любую кнопку, чтобы просмотреть доступные параметры.
Существует пять вариантов вставки диаграмм Excel в документы Word. В двух случаях в документ внедряется копия всей книги, еще в двух диаграмма остается связанной с исходной книгой, а в последнем — преобразуется в рисунок. Если ни один из этих параметров ничего не устраивает, вы также можете выбрать команду Специальная Вставка.
В Excel выделите диаграмму, которую вы хотите вставить в Word, а затем нажмите клавиши CTRL + C или перейдите на домашнюю > копию.
В Word выберите Главная, а затем в списке Вставка выберите один из пяти параметров вставки.
Примечание: Наведите указатель на параметр, чтобы прочитать его описание.
Использовать конечную тему и внедрить книгу
Соответствует теме Word
Копия книги Excel внедряется вместе с диаграммой. При этом диаграмма не сохраняет связь с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные во внедренной книге.
Сохранить исходное форматирование и внедрить книгу
Используется тема Excel
Копия книги Excel внедряется вместе с диаграммой. При этом диаграмма не сохраняет связь с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные во внедренной книге.
Использовать конечную тему и связать данные
Это параметр вставки по умолчанию (Ctrl+V).
Соответствует теме Word
Диаграмма остается связанной с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные в исходной книге. Вы также можете выбрать Работа с диаграммами > конструктор > Обновить данные.
Сохранить исходное форматирование и связать данные
Используется тема Excel
Диаграмма остается связанной с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные в исходной книге. Вы также можете выбрать Работа с диаграммами> конструктор > Обновить данные.
Вы не можете обновить данные или изменить диаграмму, но можете настроить внешний вид диаграммы. В разделе Работа с рисункаминажмите кнопку Формат.
Основные различия между внедренными и связанными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как они обновляются после вставки в документ Word.
Связанный объект
Сведения из объекта, связанного в Word, хранятся в исходном файле и могут быть обновлены при изменении исходного файла. Если размер файла имеет значение, пользуйтесь связанными объектами.
Внедренный объект
Сведения из объекта Excel, внедряемого в Word, не изменяются при изменении исходного файла Excel. После внедрения объект больше не является частью исходного файла и не отражает внесенные изменения.
Перейдите к разделу вставка > текстового > объекта.
Перейдите в раздел Создание из файла > Обзори найдите файл, который нужно вставить в документ Word.
Выберите один из указанных ниже вариантов.
Чтобы добавить файл в качестве связанного объекта, выберите команду связать с файломи нажмите кнопку ОК.
Чтобы добавить файл в качестве внедренного объекта, установите флажок в виде значка, а затем нажмите кнопку ОК.
Обмен данными между Excel и Word
Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.
Вставить
Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:
- Выделите данные в Excel.
Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.
- Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).
Связать
Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.
- Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
- Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
- Нажмите ОК.
Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Измените данные в Excel.
Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.