Учимся пользоваться Outlook
Для многих пользователей Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Однако этим его возможности не ограничиваются. И сегодня мы поговорим о том, как пользоваться аутлуком и какие еще есть возможности в этом приложении от компании Майкрософт.
Конечно, прежде всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.
Для полноценной работы программы необходимо создать учетную запись для почты, после чего, можно приступать к работе с корреспонденцией.
Главное окно программы разделено на несколько областей – ленточное меню, область списка учетных записей, список писем и область самого письма.
Таким образом, чтобы просмотреть сообщение достаточно его выделить в списке.
Если же кликнуть по заголовку письма два раза левой кнопкой мышки, то откроется окно с сообщением.
Отсюда доступны различные действия, которые связанны с самим сообщением.
Из окна письма можно как удалить его, так и поместить в архив. Также, отсюда можно написать ответ или просто переслать сообщение другому адресату.
С помощью меню «Файл» можно при необходимости сохранить сообщение в отдельный файл или отправить его на печать.
Все действия, которые доступны из окна сообщения, можно выполнять и из главного окна Outlook. Более того, их можно применять к группе писем. Для этого достаточно выделить нужные письма и кликнуть по кнопке с нужным действием (например, удалить или переслать).
Еще один удобный инструмент для работы со списком писем – это быстрый поиск.
Если у вас собралось очень много сообщений и нужно быстро найти нужное, то на помощь придет быстрый поиск, который расположен как раз над списком.
Если в поисковую строку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook тут же отобразит все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.
А если в поисковой строке ввести «кому:» или «откого:» и далее указать адрес, то Outlook отобразит все письма, которые были отправлены или получены (в зависимости от ключевого слова).
Для того, чтобы создать новое сообщение, необходимо на вкладке «Главная» кликнуть по кнопке «Создать сообщение». При этом, откроется окно нового сообщения, где можно не только ввести нужный текст, но и отформатировать его по своему усмотрению.
Все инструменты для форматирования текста можно найти на вкладке «Сообщение», а для вставки различных объектов, таких как рисунки, таблицы или фигуры, можно воспользоваться набором инструментов вкладки «Вставка».
Для того, чтобы отправить файл вместе с сообщением можно воспользоваться командой «Вложить файл», которая находится на вкладке «Вставка».
Для указания адресов получателя (или получателей) можно воспользоваться встроенной адресной книгой, в которую можно войти, нажав на кнопку «Кому». Если же адрес отсутствует, то его можно ввести вручную в соответствующем поле.
Как только сообщение будет готово, его необходимо отправить, нажав на кнопку «Отправить».
Помимо работы с почтой, Outlook также можно использовать и для планирования своих дел и встреч. Для этого здесь имеется встроенный календарь.
Для перехода к календарю, необходимо воспользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель располагается в нижней левой части главного окна программы).
Из основных элементов, здесь можно создавать различные события и встречи.
Для этого можно либо кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке в календаре или же, выделив нужную ячейку, выбрать нужный элемент на панели «Главная».
Если вы создаете событие или встречу, то здесь есть возможность указать дату и время начала, а также дату и время окончания, тему собрания или события и место проведения. Также, здесь можно написать какое-либо сопроводительное сообщение, например, приглашение.
Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого достаточно кликнуть по кнопке «Пригласить участников» и выбрать необходимых, кликнув по кнопке «Кому».
Таким образом, вы можете не только планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать других участников при необходимости.
Итак, мы с вами рассмотрели основные приемы работы с приложением MS Outlook. Конечно же, это не все возможности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Однако, даже с этим минимум вы сможете вполне комфортно работать с программой.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой
Эти хитрости помогут справиться с любым объёмом писем.
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку. Теперь она будет открываться, когда вы начинаете работу с Outlook.
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, или создать собственную самостоятельно. Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.
Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка. Нажмите «Выбрать». Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё сообщения.
4. Очистка папок
Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».
Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.
5. Отложенная доставка
Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.
Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры. Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу.
Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».
Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.
6. Быстрые действия
В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
НЕ ВОЛНУЙТЕСЬ, Я СЕЙЧАС ВСЕ ОБЪЯСНЮ!
Следите через RSS
Подписаться на RSS
Страницы
Метки
Архивы
Задаем вопросы
Комментарии на сайте
Как ускорить работу Microsoft Office Outlook
Если у вас Microsoft Office Outlook стал безбожно тормозить (а это с продуктами Microsoft случается), то, как обычно надо проверить две вещи:
- Что мешает Outlook’y выполнять свою работу?
- Что мешает вам выполнять свою работу в Outlook’e
Начнем с первого пункта.
Тут есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание.
Во-первых, проверьте, используете ли вы Microsoft Office SP2. Сам Microsoft признает, что в SP1 были проблемы с производительностью.
Если обновления не требуются, то главная причина, по которой Outlook тормозит является очень большой объем почтовых баз.
Вы храните свои письма на локальном компьютере? А проводите периодическую архивацию?
Включение функции автоматической архивации почтовых баз Outlook — на мой взгляд самая главная операция, которую нужно выполнить для ускорения работы Outlook. В процессе архивации выполняется оптимизация структуры файла личных папок (PST) путём перемещения устаревших записей, сообщений и редко используемых данных в архивный файл. После выполнения данной операции сокращается время доступа к хранящейся в почтовой базе информации и, как следствие, ускоряется загрузка и работа приложения. Для настройки автоархивации нужно проследовать в меню «Сервис -> Параметры -> Дополнительно»:
Ещё один способ оптимизации Outlook — сжатие файлов outlook.pst, archive.pst и других, представленных на вкладке «Файлы данных» окна «Настройка учётных записей». По каждому из них необходимо дважды щелкнуть мышью и кликнуть по кнопке «Сжать». Операция сжатия сократит размер почтовых баз путем ликвидации из них удалённых писем и непроиндексированных сообщений. Кстати, перед выполнением сжатия нелишне будет заглянуть в меню «Сервис -> Очистка почтового ящика» и выполнить удаление заведомо ненужных писем.
Также стоит проверить файлы данных Outlook на предмет ошибок и ликвидировать их. Для этого в рабочей директории программы (как правило, это папка C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12) предусмотрена утилита scanpst.exe. Её нужно запустить, указать путь к PST-файлам и щёлкнуть по клавише «Начать» для запуска процесса анализа структуры почтовых баз и исправления неточностей.
Если с архивацией и целостностью данных все в порядке, стоит проверить, не подключены ли к вашему Outlook’y надстройки, которые вы не используете.
В Outlook 2007 модуль управления списком установленных расширений представлен в центре управления безопасностью. Просто отключите те надстройки, которые вы не используете в настоящее время.
Следующий пункт, это RSS Feeds в MS Outlook. Заманчиво, конечно, читать все RSS прямо в почтовике, но файл, содержащий эти RSS растет лавинообразно и существенно замедляет работу. не используйте встроенный в Outlook RSS ридер — для этого есть специальные программы.
Последнее, на что следует обратить внимание, это Business Contact Manager. Подумайте, а нужен ли он вам?
Диспетчер контактов Outlook — это некий эрзац Exchange, размещенный на бесплатном сервере Microsoft. Это может быть неплохим решением для малого бизнеса (а именно для него оно и предназначено), но для обычного пользователя никакой у=ценности этот диспетчер не представляет. попросту удалите его:
- Закройте Outlook.
- В меню Пуск выберите Панельуправления.
- В панели управления дважды щелкните значок Установкаи удаление программ.
- В списке Установленные программы и обновления выберите Диспетчер контактов для Outlook 2007 и удалите его.
Проверив, все ли в порядке с Outlook’ ом, вспомним, что в нашей системе есть еще одно звено — вы сами.
Грамотная работа с программой может реально повысить скорость работы в разы. Как, например, насчет использования горячих клавиш?
В Outlook’e используются много шорткатов, вот только некоторые самые очевидные:
- Ctrl + N создает новое письмо, встречу, контакт, в зависимости от того, в каком разделе Outlook вы находитесь.
- Ctrl + R отвечает на открытое или выделенное письмо
- Ctrl + Shift +R заменяет кнопку «ответить всем»
- Ctrl + F пересылает письмо
- Ctrl + Alt + R отправить ответ, назначив встречу
- Ctrl + Enter отправляет ваше письмо.
Если вам не нравится использование горячих клавиш (в самом деле — держать в голове всю эту контрол-дребедень напряжно, иногда вспоминаю ту или иную комбинацию потратишь больше времени, чем сэкономишь), стоит вспомнить, что в Outlook’e есть замечательная панель outlook, которая собирает иконки у левого края окна Outlook.
Мало кто знает, что эта панель легко настраиваема — в нее можно поместить практически любой ярлык.
Чтобы создать ссылку на панели Outlook, просто перетащите на нее необходимый элемент. Например, откройте список папок Outlook, разверните его и перетащите одну из папок на панель Outlook. На панели появится ссылка для этой папки. После размещения в панели всех необходимых ссылок пользхователь может пересортировать их, перетаскивая иконки в другое место на панели.
Чтобы создать ссылку на панели Outlook, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите пункт Ярлык для панели Outlook. Выберите папку или введите путь к ресурсу в стандарте UNC (universal naming convention) типа \serverfolder и нажмите Ok.
Для того, чтобы добавить URL сайта, которым вы п остоянно пользуетесь, можете просто перетащить иконку из строки адреса Intenet Explorer в панель Outlook
Что такое категории в Microsoft Outlook и как ими пользоваться
Категория – это ключевое слово или фраза, которые помогают отслеживать элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, отбор и группировку элементов. При помощи категорий отслеживаются элементы различных типов, связанные между собой, но хранящиеся в разных папках. Например, можно создать категорию «Проект Север» и объединить под ее названием все собрания, контакты и сообщения, относящиеся к проекту «Север».
Категории также позволяют отслеживать элементы, не помещая их в отдельные папки. Например, в одном списке задач можно держать задачи и служебного, и личного характера, но просматривать их по отдельности, создав категории «Дела» и «Личные данные». В Microsoft Outlook имеется перечень категорий, который называется главным списком категорий. Этот список можно использовать без изменений или расширить его своими категориями. В зависимости от режима работы можно также выполнять следующие действия:
- предварительно создавать в главном списке новые категории, а позднее назначать их элементам;
- распределять элементы по категориям по мере создания элементов;
- если задачи импортируются из приложения Microsoft Schedule+, то в Microsoft Outlook их можно организовать по категориям точно так же, как они включались бы в проекты в Microsoft Schedule+.
Элементы могут принадлежать нескольким категориям. Например, одна и та же задача может быть отнесена к категориям «Дела», «Важные клиенты» и «Планы на будущее».
Назначение категории элементу
- Назначение категории в ходе создания элемента – в окне элемента нажмите кнопку «Категории». В Сообщении сначала нажмите кнопку «Параметры», а затем – кнопку «Категории». В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями и нажмите кнопку «OK».
- Назначение категории существующему элементу – Выберите элементы, которым требуется назначить категорию. В меню Правка выберите команду Категории. В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями и нажмите кнопку «OK». Если какой-либо флажок затенен, некоторым из элементов, выбранных на первом шаге, уже назначена данная категория. Для назначения категории всем выбранным элементам щелкайте флажок до появления в нем галочки. Для отмены такого назначения щелкайте затененный флажок до исчезновения галочки.
- Если требуемой категории нет в списке, включите в главный список категорий (это список категорий, которые могут использоваться для группировки и поиска элементов. Он содержит такие общие категории, как «Дела», «Личные данные» и «Телефонные звонки». Имеется возможность добавлять категории в этот список и удалять их из списка) новую категорию. Наберите ее имя в поле «Элемент принадлежит следующим категориям», затем нажмите кнопку «Добавить».
Создание новой категории
- Выберите любой элемент.
- В меню Правка выберите команду Категории.
- Нажмите кнопку «Главный список категорий».
- В поле «Новая категория» введите имя категории.
- Нажмите кнопку «Добавить».
- Для создания новых категорий повторите пункты 3 и 4.
- Два раза нажмите кнопку «OK».
Добавление или удаление категории
Для добавления новой категории – в поле «Новая категория» введите имя категории и нажмите кнопку «Добавить». Для удаления категории – щелкните категорию, которую требуется удалить. (Для выбора нескольких категорий щелкните их поочередно при нажатой клавише «Ctrl».) Нажмите кнопку «Удалить». Два раза нажмите кнопку «OK».
После удаления категории из главного списка категорий ей по-прежнему будут принадлежать элементы. Например, категория «Дела» останется назначенной элементам и после ее удаления из главного списка. Таким образом, элементы можно искать, сортировать, отбирать и группировать по удаленным категориям.
Удаление категории элемента
Выделите элемент. В меню Правка выберите команду Категории и в списке Имеющиеся категории снимите флажки рядом с категориями, из которых необходимо исключить элемент.
Восстановление категорий, используемых по умолчанию
Щелкните на любом элементе. В меню Правка выберите команду Категории. Нажмите кнопку «Главный список категорий», кнопку «Сброс» и дважды – кнопку «OK».
После сброса главного списка категорий в нем останутся только категории, изначально включенные в состав Microsoft Outlook. Все добавленные категории удаляются. Эти изменения касаются только главного списка категорий. Элементы, принадлежащие удаленным категориям, по-прежнему будут им принадлежать, поэтому можно искать, сортировать, отбирать и группировать элементы по удаленным категориям.