Структура окна Access 2007
Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 2044 ; Нарушение авторских прав
Создание новой базы данных
· В окне Приступая к работе… щелкнуть на кнопке Новая база данных
· В поле Имя файла ввести имя файла. Файл по умолчанию сохраняется по адресу, указанному под строкой Имя файла. Для изменения этого адреса надо щелкнуть на кнопке, расположенной справа от поля имени файла. Откроется стандартное диалоговое окно Файл новой базы данных. Создать или войти в нужную папку.
· Кнопка Создать.
Открытие недавно используемой базы данных: в окне Приступая к работе… в разделе Открыть последние базы данных выбрать двойным щелчком нужную базу данных. Если нужной базы данных нет в списке, то щелкнуть на кнопке Другие. Откроется стандартное окно Открытие файла базы данных.
Открытие базы данных: щелкнуть на кнопке OFFICE – команда Открыть -…
Закрытие базы данных: щелкнуть на кнопке Закрыть (х) или выполнить команду Закрыть базу данных из меню кнопки Office.
В верхней строке окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа, заглавие базы данных и кнопки: свернуть (-), свернуть в окно/развернуть, закрыть (х). Ниже расположена кнопка Справка (?).
· Кнопка OFFICE содержит меню команды Файл (Создать, Открыть,…), новые команды (Управление, Электронная почта, Опубликовать) и две кнопки Параметры Access и Выход. С помощью кнопки Параметры можно настраивать панель быстрого доступа, проверку правописания, внешний вид таблиц и др.
· Панель быстрого доступа содержит наиболее часто используемые команды. Ее можно настраивать. Для добавления команды выполнить следующие операции: щелкнуть на кнопке списка, расположенной с правой стороны панели. Откроется окно Настройка панели быстрого доступа – выбрать команду Другие команды – в окне Параметры Access выбрать добавляемую команду – кнопка Добавить. Для удаления команды надо выполнить на ней двойной щелчок в списке.
· Лента вкладок.
Лента вкладок содержит вкладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных. Состав вкладок может добавляться в зависимости от выполняемой операции. Например, при открытии таблицы в Режиме таблицы появится вкладка Режим таблицы, входящая в контекстную вкладку Работа с таблицей.
· Группы
Каждая вкладка содержит группы. Например, вкладка Создание содержит группы: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты. Каждая группа включает в себя команды, кнопки. Группы могут содержать и коллекции (особые кнопки со списком). Коллекция не только выполняет команду, но и показывает сразу результат ее выполнения. Например, на вкладке Главная, в группе Шрифт есть коллекция Сетка. Коллекции различаются по форме и по размерам. Некоторые группы содержат в правом нижнем углу кнопку, открывающую окно Формат таблицы (группа Шрифт), окно Буфер обмена в группе Буфер обмена.
Группы можно свернуть, выполнив двойной щелчок на активной вкладке. Для восстановления групп повторить операцию. Группы сворачивают для увеличения области экрана под объекты.
· Панель сообщений
Панель сообщений появляется на экране как предупреждение системы безопасности об угрозе макросов. Такую угрозу представляют макросы, разработанные специалистами. Это VBA- макросы. Хакер может внедрить в документ опасный макрос, который запускается при открытии документа и может вызвать заражение компьютера вирусом. При появлении на экране панели сообщений надо щелкнуть мышью на кнопке Параметры и включить макрос (опцию), если содержимое базы данных получено из надежного источника.
· Область переходов и область открываемых объектов
Область переходов расположена с левой стороны экрана и отражает объекты БД. Для вывода объектов в соответствии с их типом (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы) надо открыть список Все объекты ACCESS (расположен в вверху области переходов) и включить опции Тип объекта иВсе объекты ACCESS.
Объекты могут выводиться не только по типам, но и по другим признакам, например, по дате создания, по дате изменения и др.
Область переходов можно сузить (протаскиванием мыши за правую вертикальную линию области) или свернуть (кнопка
MS ACCESS. Структура окна базы данных
2.6. MS ACCESS. Структура окна базы данных.
Окно БД состоит из 6 вкладок. В этом окне осуществляется все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна БД. При создании новой базы данных список объектов пуст. В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Различают следующие типы объектов:
Таблица – это основной объект, в котором хранятся данные, она состоит из строк и столбцов. Строки называются записями или картежами, а столбцы называются полями или колонками.
Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.
Форма – это средство отображения данных на экране, с их помощью можно оформлять таблицы.
Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на печать.
Макросы – это средства для автоматизации часто выполняемых операций. Макросы содержат одну или несколько макрокоманд.
Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.
Всё это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле БД.
2.7. MS ACCESS. Создание таблиц (мастер, конструктор, режим таблицы).
Создание таблицы происходит в окне БД:
1. Таблицы → Создать;
2. в окне Новая таблица выберите вариант создания таблицы;
Создание таблицы с помощью мастера:
В 1 ом окне мастера можно выбрать категорию и образец таблицы, затем нужные образцы полей. Допускается выбор полей из нескольких таблиц. В 2 ом окне мастера можно выбрать имя для таблицы, а также способ определения ключа; ключевое поле однозначно определяет каждую запись таблицы.Все сведения, необходимые для создания таблицы, указаны, и в 3 ем окне мастера выбирают дальнейшие действия после создания таблицы; и Готово. Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с помощью мастера таблицу, это можно сделать в режиме конструктора.
Создание таблицы через режим таблицы проходит путем непосредственного ввода данных в таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.
1. Таблицы → Создать → Режим таблицы
2. Переименуйте нужные столбцы.
3. Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время.
4. Введите данные в таблицу.
5. Введя данные, нажмите кнопку Сохранить
6. Создайте первичный ключ.
Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создается первичный ключ (одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице).
1. Таблицы → Создать → Режим конструктора.
2. Определите все нужные поля в таблице.
ü Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.
ü Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля.
ü В столбце Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных.
ü В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
3. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить.
2.8. MS ACCESS. Задание и уточнение свойств полей.
В нижней части окна Конструктора указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.
1) Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в данное поле.
2) Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля
3) Свойство Маска ввода задает маску ввода.
4) Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
5) Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
6) Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.
7) Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
8) Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
9) Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк.
10) Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному полю.
11) Свойство Новые значения определяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.
12) Свойство Число десятичных знаков определяет число десятичных знаков.
2.9. MS ACCESS. Сохранение и открытие таблиц.
Файл → Сохранить как.
Для дальнейшего сохранения: Файл → Сохранить или кнопку Сохранить
1. В окне базы данных щелкните значок Таблицы.
2. Выберите имя таблицы, которую требуется открыть.
3. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.
Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть на панели инструментов окна базы данных.
В меню Файл выбрать из списка последних использованных файлов
Окно Access и его составляющие;
Этапы создания БД
Процесс создания БД и последующей работы с ней можно разбить на несколько этапов:
• Первый этапзаключается в определении структуры БД (макета БД). На этом этапе устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись набора данных, и задается тип каждого поля.
• На втором этапеосуществляется ввод данных. Использование форм упрощает ввод и вывод отдельных записей. С помощью форм можно вывести на экран содержимое не всех полей, а только некоторых из них, если это необходимо.
•Третий этап– поиск информации в таблицах – осуществляется на основе применяемых к определенным полям критериев поиска. В качестве результата будут отобраны те записи, содержимое соответствующих полей которых удовлетворяет заданным критериям.
• Четвертый этап– оформление записей, отобранных по запросу в виде всевозможных отчетов.
|
|
| Рисунок 3.2 – Окно СУБД Microsoft Access |
  |
| Рисунок 3.3 – Окно БД PODPISKA.mdb |
Создание таблиц
Запуск приложения. Этапы создания таблиц
Рассмотрим два способа запуска приложения Access:
1. [ПУСК-ПРОГРАММЫ-Microsoft Access]
Примечание. Запуск Accessосуществляется двойным кликом (щелчком мыши) по соответствующему ярлыку, если на рабочем столе имеется ярлык.
2. Путем двойного клика на имени БД, с которой предполагается работа.
В Accessвсе объекты БД сохраняются в одном файле с расширением .mdb.
Для окончания сеанса работы с Accessможно либо щелкнуть на кнопке, предназначенной для закрытия Access-окна 
, либо активизировать команду меню: Файл-Выход,либо воспользоваться другими стандартными для Windows способами.
Этапы создания новых таблиц.
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключ (индекс) и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей и заполнение их данными.
Основные способы создания новой таблицы:
§ Создание таблицы в режиме конструктора.
§ Создание таблицы с помощью мастера таблиц.
§ Создание таблиц ввода данных (режим таблиц).
¿ Создание таблицы в режиме конструктора
1. Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. Выберите Таблицы 
в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. Дважды щелкните строку Режим конструктора.
4. Определите все нужные поля в таблице.
& Откройте таблицу в режиме конструктора.
& Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить и нажмите кнопку Добавить строки 
на панели инструментов.
& Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.
& Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля.
& В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося списка ячейки столбца Тип данных другой тип данных.
& В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
5. До того как сохранить таблицу, определите первичный ключ.
& Откройте таблицу в режиме конструктора.
& Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа.
Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.
Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
& Нажмите кнопку Ключевое поле 
на панели инструментов.
Примечание. Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, то при сохранении таблицы откроется окно запроса на создание ключевого поля.
6. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить 
на панели инструментов, а затем введите для нее уникальное имя.
¿ Создание таблицы при помощи мастера таблиц
1. Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. Дважды щелкните строку Мастер таблиц.
4. Следуйте инструкциям диалоговых окон мастера Создание таблиц.
Примечание. Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с помощью мастера таблицу, это можно сделать в режиме конструктора.
¿ Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
1. Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. Дважды щелкните строку Режим таблицы. Появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т.д.
4. Переименуйте нужные поля. Для этого дважды щелкните имя поля, введите его новое имя и нажмите клавишу ENTER.
5. Дополнительные поля можно добавлять в любое время: выберите поле, слева от которого нужно добавить новое поле и выберите в меню Вставка команду Столбец. Переименуйте поле, как описано на шаге 4.
6. Введите данные в таблицу.
Вводите в каждое поле данные определенного типа. Например, вводите в одно поле фамилии, а в другое имена. При вводе чисел и значений, дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения поля. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.
7. Введя данные во все нужные поля, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.
8. При сохранении таблицы выводится приглашение создать первичный ключ. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, уже введены, то нажмите кнопку Нет, а затем укажите поле, содержащее эти данные, в качестве первичного ключа в режиме конструктора.
Microsoft Access присвоит каждому полю тип данных на основании введенной в это поле информации. Если в дальнейшем нужно будет изменить описание поля – например, изменить тип данных или наложить условие на значение, используйте режим конструктора.
Таблица в режиме таблицы
В таблице или запросе в режиме таблицы доступны все необходимые инструменты для работы с данными.
¿ Использование панели инструментов Базы данных и Запроса в режиме таблицы
Панели инструментов База данных и Запрос в режиме таблицы делают доступными многие инструменты, необходимые для поиска, редактирования и печати записей.
  |
1. Печать или предварительный просмотр данных. 2. Проверка орфографии. 3. Вырезание, копирование или вставка выделенного текста, поля, всех записей или всей таблицы полностью. 4. Сортировка записей. 5. Отбор записей, поиск или перемещение значений. 6. Добавление или удаление записей. |
| Рисунок 3.4 – Панели инструментов |
¿ Работа со столбцами, строками и подтаблицами
Если нужно использовать инструменты для работы с полями, записями и подтаблицами, можно найти их в самой таблице либо дважды щелкнуть в области выделения столбца.
  |
1. Использование области выделения столбца для перемещения, скрытия или переименования столбца. 2. Изменение размеров строк или столбцов. 3. Использование подтаблиц для просмотра связанных данных. 4. Закрепление левого крайнего столбца таким образом, чтобы он отображался на экране при прокрутке листа вправо. |
| Рисунок 3.5 –Таблица в режиме Таблицы |
¿ Перемещение по записям
Для перехода по записям в таблице можно использовать панель перехода по записям.
  |
1. Переход на первую запись. 2. Переход на предыдущую запись. 3. Введение номера нужной записи. 4. Переход на следующую запись. 5. Переход на последнюю запись. 6. Переход на новую (пустую) запись. |
| Рисунок 3.6 – Запись |
¿ Заполнение таблицы
1.В окне имя таблицы: база данных (формат Access 2000)открыть таблицу (двойным щелчком). Откроется окно с именем Имя таблицы: таблица.
2.Щелкая мышью в соответствующих клетках, производить заполнение таблиц.
При заполнении таблицы в крайнем левом столбце маркировки:
• активная запись обозначается треугольным маркером 
• пустая запись – звездочкой 
• запись, в которой выполняется ввод – карандашом 
Перемещение слева направо можно осуществлять клавишами [Tab]и [Enter], а в обратном направлении посредством комбинации клавиш [Shift+Tab].
Для перемещения от записи к записи предназначены клавиши управления курсором.
Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области Запись (кнопки перехода), расположенной в левом нижнем углу листа данных.
Сохранение таблицы
После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Если имя таблицы изменять не надо, то можно выполнить команду меню [Файл-Сохранить] либо нажать на кнопку панели инструментов Сохранить.
Если таблице нужно дать другое имя, то необходимо выполнить команду [Файл-Сохранить как. ].
В появившемся окне надо заменить старое имя таблицы (например, Таблица 1) на требуемое и нажать ОК.
После сохранения таблицы становится доступным режим таблиц, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – формированию записей.
Структура окна access
Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) – это поименованная совокупность данных относящихся к определенной предметной области.
Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.
Класс объектов — совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов могут быть студенты, преподаватели, предметы.
Свойство (атрибут) — определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество — это свойства для объекта Студент.
Типы связей между объектами
Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.
Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М).
При установке связи типа «один-к-одному» (1:1) каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице.
Связь типа «один-ко-многим» (1:М) означает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая – сторону «много».
Структура MS Access
При нажатии на кнопку Новая база данных правая часть окна изменится. В ней необходимо указать название файла новой базы данных и её будущее местоположение. Затем нажать кнопку Создать (рис. 1).
Откроется окно новой базы данных с новой таблицей для дальнейшей работы. Верхняя строка представляет собой Ленту MS Office 2007. Она содержит вкладки и кнопки для выполнения определенных действий. Лента позволяет работать с таблицами, формами, запросами и отчетами базы данных (рис. 2).
Создание новой таблицы с помощью Конструктора
Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных (рис. 3).
Среди типов данных Access есть специальный тип – Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.
Создание запросов
Для создания запроса выбрать на ленте вкладку Создание и нажать Мастер запросов. Появится окно для выбора способа построения запроса (рис. 4).
Существуют простые запросы и перекрестные запросы.
Простой запрос создает простой запрос из определенных полей.
В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму — заголовками столбцов.
- режим конструктора – пример представлен выше. Этот режим рекомендуется для создания запросов. Запрос в этом режиме существует только в оперативной памяти;
- режим SQL – содержит команды на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и указания, в каких таблицах и какие данные нужны пользователю.
- режим таблицы – в этом режиме отображаются данные, отобранные с помощью запроса. На экране монитора данные, отвечающие условиям запроса представлены в форме таблицы.
Вычисляемые поля
Составление отчетов
Сортировка записей
Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.
Упражнение 1.
В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).